En tant que conseils et arbitres, nous avons récemment acquis une expérience pratique approfondie de la transcription des audiences d’arbitrage de modeste dimension. En tant que conseils, notre objectif est de servir les intérêts des parties en réduisant autant que possible les coûts de l’arbitrage. En tant qu’arbitres, nous trouvons plus confortable et fiable de nous appuyer sur une transcription verbatim de l'audience au fond pour prendre nos décisions.
La meilleure approche réside souvent dans un compromis : utiliser des services de transcription à la fois abordables, fiables et sécurisés.
Qu’est-ce qu’un petit arbitrage ?
Pour commencer, qu’entend-on par un « petit arbitrage » ? La question de transcrire ou non les audiences, ainsi que les coûts associés, ne se pose guère dans les litiges de grande envergure, où les frais des avocats, des experts et des institutions dépassent de loin les dépenses logistiques telles que les coûts d'une transcription.
Les institutions arbitrales ont établi des critères pour l'application de procédures accélérées ou simplifiées, en fixant le plus souvent un seuil basé sur le montant en litige. Ces seuils varient d’une institution à l’autre et reflètent l’objectif d’adapter les procédures à l’ampleur du litige :
CCI (Chambre de Commerce Internationale) : la procédure accélérée s’applique si le montant en litige est inférieur à 3 millions USD pour les conventions d’arbitrage conclues après le 1er janvier 2021 [Article 30(2) et Annexe VI, Article 1(2)(b) du Règlement d’arbitrage de la CCI 2021].
Swiss Arbitration Centre : le seuil est fixé à 1 million CHF, bien que la Cour puisse l’ajuster en fonction des circonstances [Article 42(1)(b) des Règlements d’arbitrage suisse 2021].
SIAC (Centre d’Arbitrage International de Singapour) : le seuil est fixé à 6 millions SGD (environ 4 millions CHF) [Règle 5 du Règlement d’arbitrage du SIAC 2016].
Fait intéressant, la Chambre de Commerce de Stockholm (SCC) et l’Institut Finlandais d’Arbitrage (FAI) ne définissent pas de seuil monétaire pour l’application de leurs procédures accélérées. Leur applicabilité est déterminée par l’accord des parties ou à la discrétion de l’institution, en tenant compte de facteurs tels que la complexité et la valeur du litige.
Ces seuils visent à équilibrer l’efficacité procédurale et les coûts avec la complexité des affaires. Les procédures simplifiées rendent l’arbitrage plus accessible sans compromettre le processus équitable instauré par l'arbitrage. Cependant, le montant en litige ne reflète pas nécessairement la complexité ou les besoins procéduraux de l’arbitrage.
Pratiques d’audience dans les petits arbitrages
Dans les arbitrages de petite envergure, il est courant qu’une seule audience au fond ait lieu, en sus de réunions procédurales plus courtes lorsque nécessaire. En général, les réunions procédurales ne sont pas transcrites, bien que certains tribunaux préparent des procès-verbaux sommaires de certaines séances clés, telles que la première réunion procédurale organisée avec les parties peu après le transfert du dossier au tribunal arbitral.
Dans ce contexte, la décision de transcrire les audiences doit tenir compte du niveau de complexité du litige et du cadre juridique de l’arbitrage. Parmi les éléments concrets à considérer :
Les Parties prévoient elles de présenter des témoignages à l'appui de leurs positions?
Si oui, une audience sera plus probablement organisée pour permettre le contre-interrogatoire des témoins par la partie adverse. Les contre-interrogatoires sont moins scriptés que les plaidoiries orales des parties ou de leurs avocats, et la discussion qui en résulte peut être désordonnée. Cette seule considération peut rendre la transcription souhaitable, notamment aux fins de clarté des éléments au dossier.
Les Parties et/ou leurs représentants sont-ils familiers avec la procédure arbitrale?
Dans les petits arbitrages internationaux, il n’est pas rare que les parties se représentent elles-mêmes ou confient leur représentation à des avocats qui gèrent habituellement leurs besoins juridiques dans d’autres domaines, mais ont peu ou pas d’expérience en arbitrage.
Ces affaires peuvent devenir complexes sur le plan procédural lorsque les participants ne comprennent pas ou ne suivent pas pleinement la procédure. Ces difficultés sont souvent exacerbées dans un contexte international où la diversité linguistique et culturelle peut compliquer la communication.
Dans de telles situations, disposer d'une transcription verbatim des discussions lors de séances clés, telles que la première réunion procédurale et l’audience principale, améliore l’équité en élevant le niveau de transparence, de facilité de consultation et d’accessibilité.
De plus, les services de transcription simultanée (appelés « Live Note ») peuvent fournir des comptes rendus immédiats et précis. Cela peut être particulièrement utile pour les participants qui ne sont pas familiers avec la procédure ou la langue de l’arbitrage, leur permettant de suivre les discussions plus efficacement et de vérifier les détails en temps réel.
Les enregistrements vidéo peuvent-ils remplacer les transcriptions dans les petits arbitrages ?
En principe, l’équité est garantie si les parties ont accès aux enregistrements vidéo des séances clés. Ces enregistrements permettent aux parties de revoir les discussions et de faire des vérifications similaires à celles effectuées à partir de transcriptions écrites. Les tribunaux arbitraux peuvent également se référer aux enregistrements vidéo avec des minutages précis pour étayer leurs raisonnements et décisions.
Cependant, bien que les enregistrements vidéo soient une option viable, les transcriptions écrites sont souvent plus pratiques pour des références rapides. Du point de vue des parties comme de celui du tribunal arbitral, les transcriptions offrent une plus grande clarté et fiabilité. De plus, les tribunaux judiciaires pourraient se montrer moins enclins à examiner en détail les enregistrements vidéo en cas de contestation de la sentence, et préférer les transcriptions pour leur accessibilité et leur sécurité procédurale.
Ainsi, lorsque les coûts sont raisonnables et proportionnés aux dépenses globales de l’arbitrage, les transcriptions écrites devraient être privilégiées, ou à tout le moins sérieusement considérées. Une solution de compromis pourrait consister à réserver les transcriptions aux audiences impliquant des témoins, où les discussions sont moins scriptées et plus imprévisibles que lors de simples plaidoiries orales.
D’autres situations où les transcriptions sont recommandées incluent les audiences où de nombreuses interactions entre le tribunal et les parties sont prévues, ainsi que les cas où les parties sont non représentées, peu familières avec l’arbitrage, et/ou ne maîtrisent pas pleinement la langue utilisée dans l’arbitrage.
Les solutions de transcription économiques
Une autre approche pratique consiste à explorer des options de transcription non traditionnelles, telles que les solutions automatisées et hybrides. En août 2024, Astute Dispute Resolution a exploré plusieurs options disponibles pour transcrire des audiences d’arbitrage de petite envergure à un coût nul ou raisonnable. Cette exploration, bien que limitée dans le temps, s’est concentrée sur trois alternatives :
Outils de transcription automatisée gratuits
Cette catégorie comprend la fonction de transcription automatique de Microsoft Teams, qui est incluse gratuitement avec les abonnements Microsoft 365 Business et qui est donc déjà accessible dans l’environnement de travail de nombreux avocats.
Cependant, la transcription automatique de Microsoft Teams pour des conversations en anglais a montré des limites lors de tests impliquant des participants non natifs de la langue anglaise. Bien que rentable, l’outil a eu du mal à gérer les hésitations et les accents, entraînant des confusions embarrassantes dans le processus de transcription.
La catégorie inclut également des applications de reconnaissance vocale populaires telles que Otter AI, Turboscribe, Amberscript, entre autres. Les tests effectués avec des enregistrements non confidentiels ont montré une meilleure reconnaissance des mots que celle de Microsoft Teams.
Cependant, la localisation des données transférées vers ces plateformes les rend inappropriées pour un usage juridique, ne répondant pas aux standards de confidentialité et de protection des données exigés par l'arbitrage.
Services spécialisés de transcription hybride
Astute Dispute Resolution a évalué les services proposés par TERES, un prestataire de services juridiques offrant des « transcriptions précises de vos audiences le jour même à des tarifs abordables », ainsi que d’autres services liés aux audiences généralement offerts par les principaux acteurs du marché, tels que les dossiers d’audience, les présentations électroniques de preuves et les systèmes de gestion de documents.
TERES se distingue par l’utilisation de l’IA pour fournir un service de transcription hybride plus rentable. Le processus commence par des transcriptions générées automatiquement par l’IA à partir des enregistrements vocaux, qui sont ensuite révisées par des professionnels. Les corrections peuvent être effectuées en temps réel par plusieurs professionnels suivant l’audience en ligne lorsqu’une transcription simultanée est organisée, ou après la fin de l’audience.
Les tarifs de cette solution hybride sont très compétitifs et varient en fonction des délais de livraison du transcript final. Une option particulièrement attrayante pour les cas bénéficiant d’un calendrier procédural flexible consiste à partager l’enregistrement de l’audience avec TERES pour une transcription post-audience. Le coût peut descendre jusqu'à 100 USD par heure d’enregistrement, selon le délai de livraison.
Bien que nous n’ayons finalement pas choisi de travailler avec TERES, nous avons été très impressionnés par la démonstration de leur système de transcription hybride. De manière remarquable, l’IA a traité avec précision des discours caractérisés par un accent français prononcé et un bégaiement marqué, nécessitant des corrections humaines minimales.
Sténotypistes indépendants
Nous avons été attirés par l’absence de frais supplémentaires pour nos clients lors de l’exploration de la solution Microsoft Teams. Nous avons également été enthousiasmés par l’originalité et le coût avantageux de la solution TERES.
Cependant, nous avons également exploré comment les « sténotypistes traditionnels » avaient adapté leurs services en réponse à la pandémie COVID-19 et à l’évolution notable du marché des services d’assistance aux audiences.
Avant ces changements, les divers professionnels impliqués dans les audiences en personne—comme les sténotypistes, les assistants informatiques, les techniciens vidéo et les gestionnaires de documents—opéraient souvent de manière indépendante. Il n’était pas rare que ces prestataires de services proviennent d’entreprises distinctes ou travaillent en tant que contractants individuels. Dans ce contexte, les sténotypistes étaient souvent regroupés dans de petites entreprises ou travaillaient comme professionnels indépendants. Aujourd'hui encore, de nombreuses petites entreprises et sténotypistes indépendants continuent d’opérer, y compris en ligne.
Astute Dispute Resolution a contacté Mme Claire Hill, une sténotypiste indépendante expérimentée, réputée pour son travail lors d’audiences en personne, afin de s’enquérir de ses tarifs pour transcrire une courte audience en ligne d’une journée maximum. Le tarif qu’elle a proposé était très légèrement supérieur à celui de TERES, mais il a été plafonné de manière réfléchie pour tenir compte de la portée limitée de l’affaire.
Nos expériences positives précédentes avec Mme Hill ont fait d’elle un choix évident. Faire appel à ses services spécifiquement, plutôt qu’à ceux d’une grande entreprise qui aurait pu assigner la tâche à un sténotypiste quelconque, offrait une plus grande assurance en termes de qualité et de responsabilité, tout en maintenant l’efficacité des coûts pour l’audience.
Pour ceux qui recherchent des sténotypistes indépendants comme Mme Hill, elle recommande cette liste disponible sur le site Web de l’International Dispute Resolution Centre (IDRC).
Conclusion
La décision de transcrire les audiences dans les petits arbitrages doit être guidée par les circonstances spécifiques de chaque affaire, en tenant compte de l’implication des témoins, des défis procéduraux, et de la nécessité d’améliorer la transparence et l’équité.
Dans les cas où l’efficacité des coûts est primordiale, des solutions hybrides comme TERES peuvent offrir un équilibre optimal. Cependant, la fiabilité des sténotypistes professionnels reste inégalée.
Astute Dispute Resolution continue d’adapter son approche pour garantir à chaque arbitrage intégrité procédurale et rentabilité.
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